Moreness #15: L’arte di scrivere email
perchè nessuno ce l'ha mai insegnato?
Buondì! Oggi parliamo di come si scrive una mail. Ma la mail perfetta esiste o è solo una leggenda metropolitana?
La prima volta che ho mandato un’email avevo iniziato l'università, chiedevo un colloquio ad un professore e l’ho scritta con la stessa solennità di un monaco amanuense che compone un manoscritto sacro.
“Egregio Professore, con la presente vorrei porgerLe i miei più cordiali saluti e chiederLe gentilmente…”
Praticamente un papiro dell’Antico Egitto con il sigillo in ceralacca mancante.
Il problema è che, dopo vent’anni, ancora oggi la maggior parte delle persone non sa bene come scrivere un’email efficace. O peggio, non si rende conto che le email, invece di aiutarci, stanno diventando una valanga inarrestabile. Aprire la casella di posta è come stare sotto una grandinata di messaggi che ti colpiscono in testa gridando “Leggimi subito!” anche quando l'urgenza è discutibile.
Perché, diciamocelo, le email possono essere uno strumento potentissimo… oppure un buco nero che inghiotte il nostro tempo e la nostra sanità mentale.
Ma quindi, come si scrive una mail che funzioni davvero? E, soprattutto, come possiamo smettere di esserne schiavi? Questa settimana proviamo a scoprirlo.
Ciao, sono Giambattista e questa è Moreness, “the state of being more”. Leggo cose, vedo gente, prendo appunti e ogni due settimane condivido spunti originali per ampliare i miei punti di vista. Se questa mail ti è stata inoltrata, unisciti con un clic e iscriviti ora!
✉️ Moreness #15: L’arte di scrivere email
C’è stato un tempo in cui le email erano una rivoluzione. Correva l’anno 1971 quando Ray Tomlinson inviò la prima email della storia, e di certo non poteva immaginare che, decenni dopo, saremmo finiti sommersi da cascate di messaggi digitali, notifiche e "reply all" senza senso.
Le email hanno cambiato il modo in cui comunichiamo, rendendo istantanea la corrispondenza e trasformandosi rapidamente in uno strumento essenziale per il lavoro e la vita quotidiana. Tuttavia, con il tempo, qualcosa è andato storto. Oggi le email sono ovunque: le riceviamo a qualsiasi ora, le accumuliamo senza controllo, e ci troviamo a passare ore a gestire la posta invece di fare cose realmente utili.
A questo punto, il problema non è più "come usare le email", ma "come usarle bene".
Senza qualche regola, la nostra casella di posta si trasforma in un pozzo senza fondo che divora tempo ed energia. Per questo, è arrivato il momento di mettere un po’ di ordine e capire come far sì che le email lavorino per noi, invece di essere noi a lavorare per loro.
E allora facciamolo adesso.
La mail perfetta esiste? No. Ma possiamo avvicinarci.
Se vuoi scrivere una mail che non venga ignorata, cestinata o peggio ancora – lasciata in sospeso in una casella di posta per l’eternità – ecco alcune regole d’oro che ho raccolto da esperti di comunicazione come Francesco Oggiano, Josh Spector e Tim Urban:
1. L’oggetto è tutto.
Se l’oggetto della mail è debole, la tua mail è già morta prima di essere aperta. Deve essere chiaro, conciso e incuriosire. Non stai scrivendo un romanzo, ma un titolo di giornale. Una buona mail con un cattivo oggetto non è una buona mail.
2. La frase più importante è la prima.
Le persone hanno una soglia di attenzione ridicola (sì, anche tu). Se nelle prime righe non dici subito perché stai scrivendo, hai già perso la loro attenzione.
3. Più concetti ci metti dentro, meno attenzione riceverà il concetto principale.
Nelle email di lavoro se hai tante cose da dire, forse hai bisogno di più mail o di una call, non di un papiro infinito.
4. Chi scrive in modo breve comanda.
Hai mai notato come certe persone rispondano con un "Ok" o un "Va bene." mentre tu hai appena scritto un papiro argomentato e ragionato? La dura verità: nelle dinamiche di potere via email, chi scrive meno vale di più. Più il tuo destinatario è importante, meno tempo impiegherà per risponderti. Se ti ritrovi a scrivere testi lunghi mentre ricevi solo monosillabi, sì, sei il suo sottomesso digitale.
5. Se vuoi una risposta, finisci con una domanda.
Ogni mail dovrebbe chiarire al destinatario cosa vuole che faccia dopo averla letta e le mail che terminano con una domanda hanno un tasso di risposta più alto. Prova e vedrai.
6. Evita il "Reply All" come se fosse un virus.
Questa è la trappola mortale degli uffici. "Reply All" è la versione digitale dell’apocalisse: tutti rispondono a tutti, per nessuna ragione utile. Immagina una catena infinita di email in cui ognuno aggiunge solo un "Grazie!" o peggio "Perfetto!". Prima di premere quel pulsante, chiediti: "Davvero tutti hanno bisogno di questa risposta?" Se la risposta è no, rispondi solo al diretto interessato e salva il mondo da un'altra inutile catastrofe digitale. Dell'impatto ambientale ne parlo sotto.
7. Il momento peggiore per guardare la mail è... ogni volta che ricevi una mail.
Controllare compulsivamente la casella di posta è il modo migliore per non fare niente di produttivo. Stabilisci momenti precisi per rispondere alle mail e smetti di essere schiavo delle notifiche. Questo è un super consiglio che ho ricevuto da una coach di time management e per essere più produttivo e limitare le distrazioni ho tolto le notifiche email su smartphone e smartwatch.
8. Il dilemma della punteggiatura e dei saluti.
Con l'interazione di persona, abbiamo un milione di modi sottili per esprimere il tono. Anche al telefono, senza l'uso di espressioni facciali o manierismi, il tono della voce fa il suo dovere in modo sufficiente. Ma tramite e-mail, siamo bloccati con le parole e un insieme di simboli rudimentali come strumenti per esprimere sfumature, rendendo la punteggiatura una parte critica del mondo delle e-mail.
Le mail diventano così un campo minato di formalità e sottintesi. "Hey!" è troppo informale? "Ciao" sembra freddo? "Un caro saluto" è da boomer? La verità è che non esiste una formula perfetta, ma esiste il disastro perfetto. Se metti "Cordiali saluti" su una mail tra amici, sei uno psicopatico. Se chiudi una mail di lavoro con "Baci!", forse hai sbagliato destinatario.
La regola è questa: più il destinatario è distante, più la chiusura dev’essere neutra. Se non sai che pesci prendere, "A presto" è il coltellino svizzero dei saluti e funziona sempre.
9. Il CC non è un segno di rispetto.
Mettere in copia mezza azienda non rende la mail più autorevole, anzi. Più persone coinvolgi, più è probabile che nessuno si assuma la responsabilità di rispondere.
10. Le email non sono lettere.
Lunghi preamboli, giri di parole e frasi ridondanti non servono. Sii diretto perché nessuno ha mai desiderato che i paragrafi fossero più lunghi e se possibile dividi il contenuto in bulletpoints.
11. Scrivi come parli.
Più la tua mail suona naturale e autentica, più sarà efficace. La formalità esagerata è spesso solo un ostacolo alla chiarezza. E non abusare delle frasi robot: una frase robot è una frase comunemente usata nelle email che finisci per usare solo perché la usano tutti gli altri e tu non sei una persona così creativa.
Queste frasi robotiche standard mi ricordano la registrazione della mia segreteria telefonica: "Ciao, hai chiamato Giambattista. Al segnale acustico sei pregato di lasciare un messaggio".
Spesso anche io sono troppo pigro per pensare ad alternative, ma ogni volta che ne scrivo una provo un leggero pizzico di auto-disprezzo.
12. Scrivi una riga. Salta una riga.
Questo trucco rende le email più leggibili e piacevoli da scorrere. Gli spazi aiutano chi legge a non sentirsi sommerso da un muro di testo e a focalizzarsi sui punti chiave senza sforzo.
Errori da evitare (e che abbiamo fatto tutti almeno una volta)
Mai scrivere (e inviare) una mail quando sei arrabbiato.
Se devi sfogarti, scrivi la mail in un documento Word, così almeno non premi "Invia" per sbaglio.
Le catene di email possono essere utili, ma spesso una telefonata di 5 minuti risolve più di 4 ore di botta e risposta.
Se cambi argomento nella conversazione, cambia anche l’oggetto della mail. Altrimenti nessuno capirà più di cosa si sta parlando.
Inbox zero non è sinonimo di produttività. Svuotare la casella non significa che hai fatto qualcosa di utile. Concentrati sulle mail che contano davvero.
Le email inquinano più di quanto pensi. E no, non è uno scherzo.
Ogni volta che premi “Invia”, non stai solo mandando un messaggio, ma anche generando emissioni di CO₂.
Sì, anche quel tuo "Grazie!" superfluo contribuisce all’inquinamento digitale.
Questo accade perché le email viaggiano attraverso data center enormi che consumano tantissima elettricità, e più sono pesanti, più energia richiedono.
📩 Ecco qualche numero generale di carbon footprint:
Email breve senza allegati → 0,3 - 4 g di CO₂ (come far bollire un bollitore per il tè per 30 secondi).
Email con allegati pesanti → fino a 50 g di CO₂ (come guidare per 200 metri in auto).
10.000 email all’anno → Impatto equivalente a guidare per 100 km.
Spam email (anche se non letta) → 0,3 g di CO₂ (moltiplicalo per miliardi di email inviate ogni giorno…).
💡 Soluzione Per ridurre il proprio impatto ambientale? Scrivere meno email e scriverle meglio.
📌 Prima di inviare, chiediti: è davvero necessaria?
📌 Usa oggetti chiari e testi diretti per ridurre gli scambi inutili.
📌 Evita di mettere in CC chi non serve (ogni destinatario aumenta le emissioni).
📌 Cancella vecchie email: archiviare inutilmente costa energia ai server.
Scrivere email più efficienti non solo migliora la comunicazione, ma fa anche bene al pianeta.
Quindi, la prossima volta che stai per scrivere “Ok, grazie!”… pensaci. 🌍🔥
Ultimo consiglio: meno mail, meno problemi.
Il modo più semplice per ricevere meno mail? Inviarne di meno. Prima di scrivere, chiediti: "Posso risolvere questa cosa senza una mail?". Se la risposta è sì, fallo.
Al giorno d’oggi scrivere bene una mail è un’abilità fondamentale che nessuno ci ha mai insegnato, ma che può fare una differenza enorme nella carriera (e nella vita). Ora che hai qualche dritta in più, usa la tua prossima mail come un’opportunità per applicare qualche consiglio.
E tu? Qual è la cosa più assurda o divertente che ti è capitata via email? Scrivimelo, magari ne esce un sequel a questa newsletter. 😉
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💬 La frase del giorno
“Una buona mail con un cattivo oggetto non è una buona mail.”
📚 Per approfondire
Ray Tomlinson è stato un programmatore americano noto per aver inventato la posta elettronica nel 1971 mentre lavorava al progetto ARPANET, la rete antesignana di Internet sviluppata dal Dipartimento della Difesa degli Stati Uniti.
Ha inoltre introdotto l'uso del simbolo "@" per separare il nome utente dall'indirizzo del computer di destinazione, una convenzione che è ancora utilizzata nelle email oggi. La sua invenzione ha rivoluzionato la comunicazione, permettendo di inviare messaggi tra utenti di computer diversi collegati alla rete.
“Email inquinano come auto o volo da Parigi a New York”, questo articolo di Focus discute l'impatto ambientale dell'invio di email e offre anche suggerimenti pratici per ridurre l'impronta di carbonio legata all'uso della posta elettronica.
“Quanto inquinano le e-mail? Più di quanto immaginiamo”, Geopop esplora l'impatto ambientale delle email, evidenziando come ogni messaggio inviato e ricevuto consuma risorse e produce emissioni di CO2 equivalenti (CO2e). Ad esempio, nel 2019 si stima che le email abbiano generato circa 150 milioni di tonnellate di CO2e, rappresentando lo 0,3% delle emissioni globali.
“11 Awkward Things About Email, L'articolo di Wait But Why intitolato" Tim Urban racconta situazioni imbarazzanti e comuni che tutti abbiamo vissuto quando siamo alle prese con la posta elettronica.
🎙️ Un po' di cose belle
Ambiente: Negli ultimi anni, l'Istituto Superiore per la Protezione e la Ricerca Ambientale (Ispra) ci racconta una drastica riduzione degli insetti impollinatori come api e farfalle, mettendo a rischio la nostra produzione agricola e biodiversità.
Ma ecco un bel progetto: LIFE PollinAction. Questo progetto europeo, coordinato dall'Università Ca' Foscari Venezia e altri nove partner, si concentra sulla creazione e il miglioramento degli habitat per gli impollinatori e sulla sensibilizzazione dell'opinione pubblica. Attivo in Italia (Veneto e Friuli-Venezia Giulia) e in Spagna (Aragona), LIFE PollinAction mira a proteggere gli impollinatori e garantire un futuro sostenibile. 🐝
🏗️♻️ Architettura e design sostenibile
In questa sezione troverai spunti, progetti e riflessioni tratti dal mio lavoro quotidiano, con un focus su soluzioni sostenibili e rispettose dell’ambiente.
Tra poco inaugurerà a Venezia la Biennale di Architettura 2025 curata da Carlo Ratti e ho scritto alcune note a riguardo. [Link]
Con l’Urban Land Institute (ULI) abbiamo organizzato la conversazione “New perspectives for hotel development”, ospitati presso il magnifico Radisson Hotel Group presso l'hotel Collection Santa Sofia a Milano e tenuta assieme a Mauro Vinci, VP Development & Managing Director Italy di Radisson. Al link per approfodire dei temi trattati [Link]
✌️ Questo è tutto per oggi!
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Ti auguro un fine settimana fantastico!
Giambattista
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Il progetto artistico che accompagna la newsletter è a cura dell’artista Marco Ferrari.