Moreness #8: Vale la pena essere multitasking?
Siete stanchi di perdere tempo? Ecco come riprenderne il controllo
Buondì! Oggi parliamo di multitasking e gestione del tempo
Vi è mai capitato di tornare a casa la sera sentendovi esausti, con la sensazione di non aver concluso nulla di significativo? Io sì, e non ne potevo più.
Questa settimana parliamo di una strategia che potrebbe cambiare il vostro rapporto con il tempo e la produttività.
Continua a leggere per alcuni appunti pratici che mi sono preso.
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Moreness #8: Vale la pena essere multitasking?
Immaginate di essere seduti alla vostra scrivania, avete già bevuto il caffè e vi siete appena immersi nel lavoro. Avete una lista di cose da fare che fate fatica a contenere in un solo post-it, ma siete determinati.
Iniziate a lavorare e... PING! Una notifica. Poi un'email. Poi un collega che chiede "Hai un minuto?". E all'improvviso, la vostra concentrazione è svanita.
Quante volte vi è successo? Bene, ho una notizia: non siete soli.
Siamo costantemente circondati da distrazioni e il tempo sembra scivolarci tra le dita.
Ma come possiamo trasformare queste sfide in opportunità per raggiungere i nostri obiettivi?
Il Mito del Multitasking
Prima di tutto, sfatiamo un mito: il multitasking non esiste. Sì, avete letto bene.
Il nostro cervello non è progettato per fare più cose contemporaneamente senza rimetterci qualcosa. Quello che in realtà facciamo è "switchare" rapidamente da un compito all'altro, da un contesto all'altro, perdendo tempo ed energia ad ogni cambio.
Viviamo in un mondo iperconnesso dove tutto sembra urgente. Ogni minuto ci arrivano mail, messaggi, telefonate, e spesso ci troviamo a rincorrere la giornata. Questo fenomeno si chiama context switching: passare da un compito all'altro, come farebbe un computer. Ma ecco il problema: gli esseri umani non sono fatti per funzionare come macchine.
In informatica, il context switching o commutazione di contesto si riferisce al processo di salvataggio di un'attività, in modo da poterla mettere in pausa e riprenderne un'altra. In pratica è ciò che permette ai computer di essere multitasking.
Ed ecco una curiosità: la parola "multitask" è stata inventata da IBM nel 1965 per descrivere la capacità del computer di svolgere più attività contemporaneamente e solo in seguito abbiamo iniziato a usarla per gli esseri umani.
E così come il cambio di attività ha un costo in termini di prestazioni per i computer, il multitasking ha un costo di energia anche per gli esseri umani.
Le ricerche dimostrano che ogni volta che cambiamo compito, il nostro cervello subisce un calo di prestazioni. Siamo meno concentrati, meno produttivi e più stanchi.
Lo psichiatra Edward M. Hallowell ha persino descritto il multitasking come "un'attività mitica in cui le persone credono di poter svolgere due o più compiti contemporaneamente con la stessa efficacia di uno solo".
Tuttavia, nel quotidiano, solo poche persone possono permettersi di rimanere concentrate su un singolo compito fino a quando non viene portato a termine. Bisogna rispondere alle e-mail, alle telefonate, ai messaggi whatsapp, aiutare i clienti, i colleghi.
Ma allora, se non possiamo fare tutto contemporaneamente, cosa possiamo fare per non soccombere al multitasking?
La scoperta del mindful context switching
Quello che ho scoperto si chiama Mindful Context Switching, e si tratta di prendere il controllo dei tuoi momenti di concentrazione, bilanciando la tua reattività. L'idea è di creare blocchi di lavoro senza interruzioni e, allo stesso tempo, essere abbastanza flessibili da rispondere alle richieste esterne.
Il concetto si ispira al lavoro di Brian Christian e Tom Griffiths, autori di Algorithms to Live By, che hanno scritto: "Dovreste cercare di rimanere su un singolo compito il più a lungo possibile senza ridurre la vostra reattività al di sotto di un limite minimo accettabile. Decidiete quanto dovete essere reattivi e poi, se volete portare a termine le cose, non siate più reattivi di così".
L'obiettivo è quello di aumentare la produttività e migliorare la qualità dei risultati, mantenendo relazioni sane sul lavoro e fuori dal lavoro.
Ma quindi, come lo applico?
5+1 Consigli pratici per riprendere il controllo del proprio tempo
Ecco i 5+1 consigli che mi hanno aiutato a trasformare le mie giornate:
1.Definisci la tua reattività: La prima cosa che dovete fare è decidere quanto volete essere disponibili. Non tutte le e-mail o chiamate meritano una risposta immediata. Se state lavorando su un progetto importante, potete benissimo rispondere più tardi, senza sensi di colpa. Capire il giusto livello di reattività è il primo passo verso il controllo del proprio tempo.
2.Progetta slot di lavoro gestibili: Invece di affrontare compiti giganteschi, spezzali in attività più piccole e realizzabili. Questo rende più facile iniziare e completare ogni singola parte. Suddividete quindi il vostro tempo in slot realistici, con un inizio e una fine ed un'attività che possa essere davvero portata a termine nel tempo stimato. Ad esempio, se dovete scrivere un articolo o una relazione, uno slot potrebbe consistere nella creazione della bozza.
Esperienza personale: All'inizio mi sono lasciato trasportare dall'avere iniziato l'attività e la continuavo a portare avanti cercando di finirla. Questo è stato un errore! Mi ha scombussolato il calendario, accumulando ritardi su ritardi. Datevi una task fattibile e mi raccomando rispettate poi questi slot.
3.Programma un tempo dedicato: Usate il vostro calendario per bloccare slot di tempo dedicati a compiti specifici. Proteggete questi momenti come se fossero appuntamenti importanti. E non dimenticate di inserire pause per ricaricare le energie. Sì, le pause sono importanti! Non solo riducono lo stress, ma vi aiutano a ricaricarvi per il compito successivo. Inoltre, limitare il tempo che passate a controllare le e-mail o i messaggi è una delle mosse più intelligenti che potete fare.
Esperienza personale: Ricevo solitamente più di 50 email al giorno e il guardarle continuamente era diventato un automatismo che mi aveva tolto qualsiasi capacità di concentrazione. Sono così passato da avere le notifiche email sullo orologio a toglierle completamente anche dal cellulare e dedicare 2 o 3 slot di 30 min durante l'arco della giornata per fare un check email. Ha rinnovato completamente la mia capacità di focus. E se arriva una email urgente? Bhè adesso mi chiamano, tanto ho il numero in calce all'email.
4.Comunicalo chiaramente: Fate sapere a chi lavora con voi quando siete disponibili e quando no. Non c’è niente di male nel bloccare delle ore per il cosiddetto "deep work" o tempo produttivo, in cui vi immergete completamente in un compito senza essere disturbati. Inserite nel vostro calendario degli slot "non disturbare" e comunicatelo ai vostri colleghi mettendo il calendario visibile.
Esperienza personale: Io utilizzo le opzioni di Microsoft Teams per bloccare delle ore di focus nel mio calendario in modalità non disturbare, e in questi slot non ricevo notifiche per non distrarmi (molto comodo!) Anche se all'inizio può sembrare strano, posso consigliare che è meglio sovracomunicare pur di salvaguardare i tuoi momenti di concentrazione.
5.Rivisita regolarmente la tua agenda: La vita è dinamica, e così dovrebbe essere la vostra pianificazione. Prendetevi del tempo ogni settimana per rivedere cosa ha funzionato e cosa no. Siate flessibili e pronti ad adattarvi. Riflettete su ciò che ha funzionato e su ciò che non ha funzionato. Gli slot temporali erano effettivamente gestibili? La vostra reattività è stata adeguata?
5+1. Scheduling del Lavoro Focalizzato. Infine, il sesto consiglio – uno dei più importanti – è dedicare del tempo effettivamente ininterrotto per il lavoro di concentrazione o deep work. È in questo slot di tempo dove accade la magia ed è qui che siete più creativi, produttivi e soddisfatti del vostro lavoro. Tecniche come il Pomodoro o l’eliminazione delle notifiche sono ottime per ritagliarsi momenti di concentrazione assoluta.
Personalmente, ho imparato a disattivare tutte le notifiche, dedicando slot specifici al giorno per controllare le email e non essere disturbato quando mi devo contrare. Ho anche scoperto che programmare sessioni di lavoro di 90 minuti funziona meglio per me rispetto ai classici blocchi di un'ora. Questo mi permette di immergermi profondamente nelle mie attività più difficili senza sentirmi affrettato. Questo semplice cambiamento ha trasformato la mia capacità di mantenere il focus.
La produttività non riguarda quanto tempo lavori, ma quanto bene utilizzi quel tempo.
Una nuova relazione con il tempo
Ho fatto una prima prova nei mesi scorsi e, nonostante abbia dei margini di miglioramento, ha funzionato molto bene.
È un approccio che mi ha cambiato il modo di lavorare. Invece di cercare di essere sempre disponibile e multitasking, sto imparando a pianificare blocchi di lavoro focalizzati, limitando il numero di interruzioni.
E i risultati? Sorprendenti.
E quindi, cosa ti porti a casa da questa newsletter? L'idea principale è che non dobbiamo essere "iper-reattivi" e multitasking per essere efficaci. Imparare a gestire consapevolmente le interruzioni e a pianificare il vostro tempo non solo migliorerà la vostra produttività, ma aumenterà anche il vostro benessere generale. Vi sentirete meno stressati, più realizzati e, cosa più importante, padroni del vostro tempo.
Il tempo è la risorsa più preziosa che abbiamo. Non possiamo crearne di più, ma possiamo utilizzarlo meglio senza bruciare tutte le nostre energie. Prendetevi cura del vostro tempo, e il vostro tempo si prenderà cura di voi.
E ora tocca a te: qual è la tua più grande distrazione, e come pensi di affrontarla?
📚 Cose interessanti online
“Algorithms to Live By” di Brian Christian e Tom Griffiths esplora come i principi degli algoritmi informatici possano essere applicati alla vita quotidiana per migliorare il processo decisionale. Il libro offre strategie pratiche per ottimizzare il tempo, organizzare le priorità e fare scelte più efficaci.
"Il potere delle abitudini" di Charles Duhigg. Un'analisi su come le abitudini influenzano la nostra vita quotidiana e come modificarle per migliorare produttività e benessere.
"Atomic Habits: Piccoli cambiamenti, straordinari risultati" di James Clear. Su questo libro probabilmente scriverò una newsletter, perchè l’autore offre un sistema efficace per creare buone abitudini e liberarsi di quelle cattive attraverso piccoli aggiustamenti quotidiani.
“Why Single-Tasking Makes You Smarter” su Forbes spiega come concentrarsi su un compito alla volta possa migliorare la produttività e la capacità cognitiva. Il multitasking, al contrario, può ridurre l’efficienza e aumentare lo stress. (riducendo gli errori!)
🎙️ Un po' di cose belle
Progresso: Oggi, la maggior parte del mondo gode di protezione legale contro la violenza domestica. Vent’anni fa, 8 persone su 10 vivevano in paesi senza sanzioni legali per questo tipo di violenza. Entro il 2023, la situazione si è ribaltata: 9 persone su 10 vivono in paesi con misure legali contro la violenza domestica. Sebbene ci siano ancora significative lacune nell’attuazione e nell’applicazione di queste leggi, si tratta comunque di un notevole progresso.
Sostenibilità ambientale: I treni della metropolitana di Barcellona alimentano non solo i treni stessi, ma anche le stazioni e i veicoli elettrici locali. L’energia generata dai treni viene convertita in elettricità, passata attraverso inverter e distribuita in tutto il sistema metropolitano della città. Un terzo di questa elettricità alimenta i treni, mentre il resto supporta i servizi delle stazioni e i caricabatterie per veicoli elettrici.
Ottimi suggerimenti, grazie. Lavorando in ufficio ho difficoltà a gestire le persone - non colleghi - che bussano alla porta e, anche davanti ad un silenzio, entrano iniziando a parlare. Non trovo soluzioni, se non chiudermi dentro 😀 Altro suggerimento: inserire uno slot per telefonare/richiamare le persone che avrebbero interrotto durante una fase di deep work. Sfruttare questo slot per richiamare mentre si passeggia, in modo da cambiare postura.